ГДЕ ПРОВОДИТЬ МЕРОПРИЯТИЯ И КОНФЕРЕНЦИИ

Аренда помещений

Мария Загребельная

Сегодня все популярнее становится проведение официальных или торжественных мероприятий за пределами офиса. Причинами такой смены мест может быть значительное число участников того или иного мероприятия, желание сменить обстановку, а также важность встречи и необходимость провести ее на высоком уровне. Куда же лучше всего обращаться секретарю, если внезапно ему дали задание организовать конференцию или банкет для сотрудников своей компании?

В Москве уже более пяти лет множество гостиниц, бизнес- и конференц-центров предлагают свои услуги по аренде помещения для представителей как российских, так и западных компаний. В арендованных залах есть возможность проведения деловой встречи, официального или торжественного мероприятия, коктейля. Большая конкуренция среди таких организаций способствует высокому уровню сервиса уже на этапе привлечения клиента, то есть в момент первого обращения, будь то по телефону или по электронной почте. Также высокий уровень обслуживания продолжается в момент самого проведения, что почти всегда обеспечивает успех этого мероприятия.

По данным исследовательской компании MAGRAM Market Research, в выборе места проведения публичных мероприятий основным ориентиром является формат предстоящего мероприятия. Для проведения крупных мероприятий бизнес-формата предпочтительными являются пятизвездочные отели и конференц-центры. Наиболее востребованными в данном сегменте являются отели, отвечающие мировым стандартам качества, с высоким уровнем престижности. Лидером являются отели международной сети Marriott (чаще Grand-hotel), Aerostar, Katerina-hotel, Ararat Hyatt, Baltschug Kempinski, Radisson Slavianskaya, Novotel. По результатам исследования данного сегмента рынка, привлекательность конференц-центров заключается в специализации и профессиональной направленности деятельности в области проведения публичных мероприятий. Данные площадки обладают всеми необходимыми ресурсами: удобством помещений, необходимым оборудованием, полным спектром услуг для обслуживания мероприятий, а также высоким уровнем сервиса. Преимуществом проведения публичных мероприятий на площадках конференц-центров является их высокая клиентоориентированность, мотивированная узкой направленностью сферы деятельности конференц-центра.

Арендой помещения занимается отдел продаж конференц-центра или гостиницы. Название должности сотрудника отдела продаж указывается на английском языке – event management coordinator (координатор по проведению мероприятий) и информация тоже по желанию представляется на английском. По словам координатора по проведению мероприятий гостиницы Mariott Tverskaya, Марии Сидельниковой, залы гостиницы предоставляются для корпоративных мероприятий, а также для штатных сотрудников гостиницы. «Сейчас, с приближением новогодних праздников, - рассказывает Мария, - почти все залы уже забронированы для новогодних мероприятий». Среди постоянных клиентов гостиницы Mariott Tverskaya такие компании, как Intel, CCI, Citibank, а также посольства.

Представители гостиницы, бизнес- или конференц-центра заинтересованы в каждом потенциальном клиенте. Например, генеральный управляющий гостиницы Sheraton Palace Hotel Михаел Шлютер ежедневно проверяет деятельность отдела банкетов и конференций и направляет звонившим письмо по электронной почте с предложением о сотрудничестве, гарантируя, что все пройдет на высшем уровне.

Что нам могут предложить

Какого рода бы ни проводилось мероприятие, в аренду предоставляется зал со столами и стульями, флип-чарт (треножная доска-мольберт с откидными блокнотными листами, на которых пишут маркерами), системы звукоусиления (микрофон и колонки), проектор для показа презентаций, а также экран для проектора. Возможна также аренда ноутбука. В зависимости от пожеланий выступающих можно установить LCD-проектор – для показа презентаций через компьютер, или же overhead-проектор – на тот случай, если в презентации используются слайды. В последнее время предпочтение отдается LCD-проекторам, потому как такой способ проведения презентации гораздо удобнее и многофункциональнее использования отдельных слайдов: все необходимые презентационные файлы хранятся прямо в ноутбуке (и для сохранности еще и на диске или дискете) и при необходимости можно в любой момент в материал внести изменения, а сам ноутбук по своим размерам и функциям позволяет возить его с собой куда угодно. Бумажные слайды, распечатанные заранее, исправить сложнее.

Вы можете привезти с собой свое оборудование, или же взять его на прокат у ряда других компаний, представленных на рынке систем отображения информации. Секретарю, как ответственному лицу в подготовке этого процесса, необходимо знать основные характеристики того или иного устройства, с тем чтобы договариваться о его аренде и установке.

LCD-проектор (мульти-медиа проектор) воспроизводит информацию на большом экране через компьютер (а также видеомагнитофон или видеокамеру). Общий принцип устройства LCD-проекторов в чем-то напоминает кино- или слайд-проектор, только вместо пленки применяется прозрачная жидкокристаллическая панель, на которой с помощью цифровой электронной схемы создается картинка. Свет от лампы проходит через панель и объектив, и на экране воспроизводится изображение, увеличенное во много раз.

В зависимости от конструкции, качества LCD-панелей, мощности и типа лампы мультимедиа-проекторы могут создавать различный световой поток и, соответственно, получать различную яркость изображения на экране.

Overhead-проектор – проецирует на большой экран изображение с прозрачной пленки формата А4 (297х210 мм). Такие пленки либо печатаются на лазерном или струйном принтере, или же изготавливаются вручную с помощью цветного фломастера. Существует также возможность при помощи копировального аппарата сделать копии на пленку с обычной бумаги того же формата. Нужно иметь в виду, что для каждого типа печатного или копировального устройства предназначен строго определенный тип пленки. Слайд размещается на стекле проектора, на него падает свет и проецируется на экран.

Чем угощать гостей или участников

Продолжая разговор о том, что еще может быть включено в аренду помещения, надо добавить, что по желанию заказчика в определенное время организуются перерывы на чай и кофе с печеньем (кофе-брейки или, как еще их называют, кофе-паузы), а также предоставляется комплексный обед, включающий в себя закуску или салат, суп, горячее блюдо, гарнир и напиток. Меню можно составить заранее, включив блюда на ваш вкус. Иногда обед дополняется десертом и бокалом шампанского, если это праздничное мероприятие и по его завершении не нужно возвращаться к серьезной работе или обучению. Обеды заказываются в кейтеринговых компаниях, с которыми сотрудничает конференц-центр, и привозятся горячими. В некоторых центрах участники обедают в ресторане, где им предоставляется установленный заранее бизнес-ланч или же заблаговременно выбираются отдельные блюда.

При проведении праздничных мероприятий отдельное внимание уделяется закускам и напиткам. Многие отели предлагают несколько разных ресторанов и кафе на различное количество мест и с выбором блюд на любой вкус: морепродукты, кулинария средиземноморского побережья, а также широкий выбор кофе, закусок и десертов. В зависимости от количества человек можно организовать шведский стол (обычно от 25-и человек и более), а напитки, как и блюда, также предоставить на выбор гостям. В бар включаются как алкогольные, так и безалкогольные напитки, которые разливают бармены. Если непосредственно на вашем мероприятии менее 25-и человек, а вам хотелось бы организовать в обед шведский стол, то в обеденный перерыв ваши участники могут присоединиться в ресторане к другим гостям, для которых накрыт шведский стол.

Аренда зала или конференц-пакет?

Куда бы вы ни обратились по вопросу проведения того или иного мероприятия, Вам предложат на выбор два варианта: аренда зала (почасовая или на целый день) или же конференц-пакет для каждого человека. В аренду зала может входить наличие флип-чарта или белой доски, но это нужно уточнять. Блокноты и шариковые ручки тоже, как правило, включены в стоимость вне зависимости от того, заказываете ли вы конференц-пакет или просто арендуете помещение. Однако в некоторых отелях к блокнотам вместо шариковых ручек предоставляются именные карандаши. Аренда зала, например, для двадцати человек с 9.00 до 18.00 в различных отелях составляет от $350 до $800.

При заказе конференц-пакета аренда зала уже включена в стоимость, а также в такой пакет входят блокноты, шариковые ручки, флип-чарт, бутылки с минеральной водой, два кофе-брейка и комплексный обед или шведский стол (в зависимости от количества человек). Стоимость такого пакета для одного человека колеблется от $45 до $80 в зависимости от еды и напитков. Мария Сидельникова, Mariott Tverskaya, говорит, что чем выше количество участников мероприятия, тем более выгодно для компании заказывать конференц-пакет, а не отдельно аренду помещения.

В стоимость, которую вам называет менеджер по проведению мероприятия, не всегда включен НДС, поэтому будьте внимательны на начальном этапе, когда вопрос цены стоит не на последнем месте при выборе той или иной площадки для проведения мероприятия. Некоторые отели в дополнение к указанной сумме еще взимают комиссию за обслуживание в размере 10% от стоимости, как, например, это делает Novotel.

Однако не везде есть возможность заказать конференц-пакет. В бизнес-центре Regus такой возможности нет, однако в дополнение к аренде помещения за отдельную стоимость заказывается все необходимое питание и оборудование, и таким образом у клиента есть возможность составить индивидуальный набор услуг, вплоть до выбора кондитерских изделий, которые подаются к чаю и кофе во время кофе-брейков.

Возможные способы рассадки во время проведения презентаций:

Рисунки взяты с сайта гостиницы Novotel Sheremetyevo-2

Если продолжительность конференции занимает более одного дня, то оборудование можно оставить в аудитории. Однако этот вопрос нужно заранее обговорить с администрацией гостиницы или конференц-центра. Татьяна Смагина, координатор по проведению мероприятий гостиницы Novotel, говорит, что в таких случаях в их гостинице производится опись вещей, находящихся в аудитории, и их вынос по окончании мероприятия происходит только в присутствии ответственного лица. Однако в некоторых бизнес-центра аудитория закрывается на ключ, но ответственности за оставленные вещи администрация бизнес-центра не несет.

Широкий комплекс услуг по проведению конференций, семинаров, деловых встреч, фуршетов и других корпоративных мероприятий представляет специализированный конференц-центр Extropolis, открывшийся 1 октября 2003 года. В конференц-центре предлагается пять трансформируемых залов, оборудованных современной техникой. Название «Extropolis» взято от английского cлова «extra» и символизирует расширение, увеличение (букв. «расширяющееся скопление звезд в галактике»). От этого названия появился и слоган «extending your business» - «расширяя возможности вашего бизнеса».

Extropolis арендует площадь в бизнес-центре в Трехпрудном переулке, рядом со станциями метро Пушкинская и Тверская. Здание бизнес-центра было построено в 1900 году по проекту архитектора Ф.Шехтеля для типографии Товарищества А.А.Левенсона. Типография специализировалась на выпуске художественных изданий, альбомов художников, программ для всех императорских театров. В типографии Левенсона были напечатаны первые поэтические сборник Марины Цветаевой «Вечерний альбом» и «Волшебный фонарь». Тематика типографии сохранилась в Extropolis в названии залов - они соответствуют названиям газет, выходивших в свет в начале прошлого века: Ведомости, Курьер, Вестник, Вечерка, Гудок, Искра, Афиша, Слово. Дизайн внутренних помещений конференц-центра создан по проекту московского дизайнера Вячеслава Осипова с применением современных материалов и технологий, сочетающих в себе красоту здания Шехтеля и динамику современной жизни.

Директор отдела продаж и маркетинга конференц-центра Extropolis, Снежана Дамянова, поделилась планами в следующем году открыть второй конференц-центр в территориальных пределах до Третьего транспортного кольца, где была бы возможность предоставлять клиентам залы большей вместимости.

Как видите, на сегодняшний день выбор для проведения мероприятий или конференций достаточно широк. Нельзя сказать однозначно, где удобнее и выгоднее, но куда бы вы ни обратились, вам помогут сориентироваться и найти золотую середину между качеством и ценой.

журнал «Взгляд на профессию Секретарь.RU», № 5 (15) 2004 г., www.sekretary.ru
также опубликовано на сайте бизнес-центра Extropolis