Некоторые детали оформления служебных документов
Правила оформления документов сложились в ХХ веке и были изначально предназначены для печатных машинок: механических, электрических, а затем электронных. Надо сказать, что чем дальше уводили нас достижения научно-технического прогресса, тем легче становилось с выполнением тех или иных правил. Например, на механических машинках невозможно было автоматически расположить заголовок посередине печатной строки, и существовала специальная формула расчета:
(длина строки – количество знаков в заголовке): 2 = удар, с которого нужно начинать печатать заголовок.
Электронные печатные машинки уже самостоятельно умели центровать – каретка выезжала на середину строки, в память машинки забивались буквы, а затем пулеметной очередью выстреливались на бумагу (тоже не дай Бог ошибешься в наборе букв, заметишь только потом!). У машинисток должны были быть железные нервы и руки.
Теперь же все расчеты и форматирование доверяются компьютеру. Однако до сих пор актуальны многие правила написания и оформления, выполнение которых целиком и полностью зависит от человека, а не машины, потому как в памяти компьютера они отсутствуют. Возможно, только пока.
Ниже приведены некоторые из этих правил. Они указаны не полностью, а лишь наиболее актуальные из них, где встречаются неточности и ошибки.
Основные правила написания текста
- Последняя строка абзаца должна иметь не менее 5 знаков. (Это на тот случай, если компьютерная программа не переносит строки автоматически)
- Последняя строка текста на листе не должна оканчиваться на знак переноса (только если это слово больше десяти знаков).
- От абзаца в конце листа должно быть напечатано не менее двух строк; на новый лист тоже должны переносится две строки. (А вот за этим сам компьютер уже не следит). Если абзац состоит из трех строк, то лучше все эти три строки перенести на новый лист. Пусть лучше нижнее поле будет больше.
Правила расположения заголовков и подзаголовков
1. Заголовок располагается двумя способами:
- по центру
- от левого поля.
2. Заголовок всегда печатается большими буквами.
3. Если в заголовке больше 40 знаков, то он делится на смысловые части. Между этими частями делается всегда 1 интервал, знаки переноса не ставятся.
4. В конце заголовка никогда не ставится точка (очень распространенная ошибка). Вопросительный или восклицательный знаки ставятся.
5. Подзаголовок печатается с большой буквы, маленькими.
6. От заголовка до текста делается двойной интервал текста.
7. От заголовка до подзаголовка всегда два интервала.
8. Если заголовок печатается в конце листа, то его нельзя бросать одного и две строки от абзаца обязательно нужно как-нибудь уместить.
Дата документа
Дата должна присутствовать в любом документе.
Она оформляется словесно-цифровым способом (5 апреля 2003 года) или цифровым (29.03.83). В цифровом способе после года никогда не ставится точка.
Если цифра однозначная, перед ней ставится ноль:
02.07.99
Год можно писать полностью:
02.07.1999
В России и ряде других стран у даты формат день.месяц.год. А вот международным стандартом предусмотрена обратная последовательность: год.месяц.день.
Подпись
После подписи никогда не ставится точка.
С уважением,
Алексей
Оформление эпиграфов
Эпиграф – это изречение, краткая цитата, характеризующая основную идею текста.
Эпиграф помещается между заголовком и текстом и печатается через 1 интервал от середины печатной строки, в конце ставится точка. Источник (автор) располагается через 2 интервала после эпиграфа, к правому полю.
От эпиграфа до текста – двойной интервал текста.
Оформление сносок к тексту
Текст сноски печатается с большой буквы, в конце ставится точка.
Как правильно печатать цифры
Если цифры имеют между собой пропуск одного числа, ставится дефис:
2001-2002
Если пропуск более одного числа, то ставится тире:
1987 - 1994
Некоторых из вышеперечисленных правил можно придерживаться и в написании электронных сообщений. В современном оформлении документов и писем все чаще встречаются неточности. Смысла они, к счастью, не искажают, но придают некоторую небрежность. А вот соблюдение правил покажет, что вы – профессионал своего дела.
www.sekretary.ru
No comments:
Post a Comment