ГИГИЕНА В ОФИСЕ

Мария Загребельная

.

В Федеральном законе об охране труда говорится, что каждый работник имеет право на рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда[1]. В случае, если численность работников в организации выше ста, создается специальная служба охраны труда, либо вводится должность такого специалиста для соблюдения необходимых требований[2]. Сотрудники данной службы как раз и занимаются проверкой технического состояния зданий, сооружений, оборудования, санитарно-гигиеническим состоянием помещений, контролируют работу вентиляционных систем[3].
В крупных организациях работу такой службы осуществляет административный отдел (офис-менеджер). В организациях с численностью персонала до 15-и человек обеспечением гигиены в офисе обычно занимается секретарь.
Что входит в обеспечение офисной гигиены?
Во-первых, противопожарная безопасность помещения или целого здания. Во-вторых, организация уборки помещения. В-третьих, поддержание приятной атмосферы в офисе.
Обратимся к международным рекомендациям о гигиене, чтобы понять, в чем заключается уход за помещением и соблюдение чистоты[4]:

- В рабочем помещении должны регулярно чиститься полы, лестницы и проходы, стекла окон и источники искусственного освещения, стены, потолки и оборудование.
- Уборка должна производиться таким образом, чтобы поднималось как можно меньше пыли, и в нерабочее время (если уборка в рабочее время создает неудобства для работающих).
- Рабочие места должны обеспечиваться вентиляцией, снабжаться естественным или искусственным освещением, на них должны поддерживаться возможно лучшие условия температуры, влажности и движения воздуха с учетом характера работы и климата.
- Каждый работник должен располагать достаточным свободным рабочим пространством для того, чтобы можно было выполнять работу без ущерба для здоровья.
- В распоряжении работников должна быть предоставлена в достаточном количестве питьевая вода.
- Работникам должны предоставляться умывальные установки с горячей водой и мылом, а также гардеробное оборудование (вешалки и шкафы).

Как мы видим, в этих рекомендациях для максимально удобной работы рассмотрены почти все случаи, о которых мы порой и не задумываемся.
Если штат фирмы сравнительно небольшой (от пяти до пятидесяти человек), то, как правило, руководство может позволить себе содержать собственный штат уборщиков, отвечающих в отдельных случаях как за уборку помещения, так и за покупку расходного материала (тряпок, перчаток, чистящих средств, перчаток, туалетной бумаги, мыла, бумажных полотенец). Секретарь в таком случае может составлять авансовые отчеты на покупку расходного материала и следить за своевременным обновлением запасов.

Однако при численности фирмы свыше пятидесяти человек в смету затрат включаются дополнительные пункты, относящиеся к содержанию собственного штата уборщиков. Необходимо ежемесячно выплачивать заработную плату и необходимые по ней налоги, вести больничные листы и следить за графиком отпусков, думать о замене работника в случае его болезни или отпуска, следить за инвентарем и поддерживать его в надлежащем виде в течение определенного периода времени. Необходимо также помнить о специальном оборудовании для проведения разовых работ по химической чистке ковровых покрытий и для ухода за каменными полами и линолеумом. Влажная химчистка ковров должна производиться не реже двух раз в год, и осуществлять ее своими силами достаточно тяжело.

Множество клининговых компаний, появившиеся на российском рынке за последние пять-десять лет, предлагают услуги по проведению как ежедневных, так и генеральных уборок офисного помещения, а также услуги по уборке помещения после ремонта/строительства. Такие компании имеют, помимо Сертификата качества, выданного Федеральным Центром Независимой Экспертизы, Сертификат Британского Института Уборочных Наук (BICS). Во многих странах Европы наличие у уборщика сертификата о профессиональной подготовке является обязательным условием для работы в клининговой компании. В России же такое требование пока не вошло в норму. Однако уже сейчас персонал многих клининговых компаний проходит обучение на получение сертификата оператора профессиональной уборки для того, чтобы овладеть основными приемами уборки различных поверхностей и выгодно отличаться уровнем подготовки от своих конкурентов.

Как говорит Руслан Сорокин, генеральный директор Российско-Британского Учебного Центра (Training & Resource Bureau Ltd), тренинги на получение сертификата BICSс проводятся в их центре один-два раза в месяц в течение трех дней. Для получения Сертификата оператор должен успешно сдать экзамен по десяти предложенным заданиям, включающим в себя химическую чистку ковровых покрытий, удаление пятен и др. При успешной сдаче экзамена после прохождения обучения участник получает именной Сертификат от Британского Института Уборочных Наук. Стоимость курса составляет 345 у.е. за участника.
Рассмотрим основные виды клининговых услуг, которые предлагаются на российском рынке:

Ежедневная комплексная уборка
Клиент выбирает график работ, и в соответствии с установленным расписанием производится уборка всех видов поверхностей: твердых полов, ковровых покрытий, дверей, а также санузлов, кухонных помещений, прилегающей территории. В уборку кухонных помещений входит удаление загрязнений с внешних и внутренних поверхностей кухонной техники (холодильников, посудомоечных машин), удаление загрязнений с раковин, шкафов, стеллажей и даже мытье стен. При уборке прилегающей территории вывозятся снег, мусор, а при необходимости проводятся специализированные работы. Все это тщательно обговаривается в контракте.

Перед началом сотрудничества компании предлагается провести клининговую экспертизу помещения с тем, чтобы установить характер работ, требуемых офису. Для этого необходимо указать площадь помещения (в квадратных метрах), сообщить о наличии профессионального уборочного оборудования и инвентаря, количество отдельно расположенных входов в помещение, сколько человек входит в помещение в течение дня, какой вид полового покрытия присутствует в офисе (гранит, керамическая плитка, мрамор, паркет, линолеум или ковровое покрытие).

Стоимость ежедневной уборки определить сразу практически невозможно по той причине, что она зависит от характера работ и площади помещения. Если сказать приблизительно, то она начинается от 1 у.е. за 1 кв.м. При заключении годового контракта на ежедневное обслуживание может быть предоставлена скидка. Как показывает опыт, надежнее и удобнее работать с одной компанией и продлевать контракт в случае, если работа исполнителя соответствует требованиям заказчика. К тому же по цене это всегда выгоднее: корпоративным клиентам опять же предоставляется скидка.

Генеральная уборка
Это разовая комплексная уборка помещений, которая может включать мойку полов, чистку ковровых покрытий, мойку окон, уборку санузлов, химическую чистку мебели, уход за гранитными или мраморными покрытиями. Все уборочные средства и приспособления клининговая компания привозит с собой, поэтому сотруднику компании, занимающемуся организацией уборки, не нужно закупать средства заранее. Клининговая компания предоставляет предварительную смету с указанием необходимых средств и инструментов для требуемого вида уборки, а также с их ценой. Перед проведением генеральной уборки тоже проводится экспертиза помещения. Стоимость услуг составляет от 1 у.е. за 1 кв.м.
Генеральная уборка производится во внерабочее время, потому как совмещение чистки ковров или гранитных покрытий выбивает работу офиса из стандартной колеи. К тому же химические средства, которые используются при уборке, вредны для здоровья и могут в отдельных случаях вызывать аллергию.

Уборка после строительства или ремонта
Это разовая услуга, в которую входит удаление пятен краски, цемента, уборка пыли. Помещение (а при необходимости - все здание) приводится в пригодное состояние, вывозится строительный мусор. Стоимость услуг начинается от 1,5 у.е. за 1 кв.м.

Специализированные работы
Такой вид работ проводится несколько раз в год с применением специального оборудования. Можно договориться о том, чтобы данная услуга проводилась в рамках контракта на ежедневную комплексную уборку. Однако чаще всего специализированные работы проводятся по разовым заказам.

Уход за гранитными и мраморными покрытиями. Уход должен осуществляться один раз в 2-3 года и заключается в шлифовка и/или полировке камня. Для оказания данного вида услуги также необходимо первоначально проводить экспертизу, чтобы определить степень износа, твердости и структуры камня. От экспертизы зависит не только характер проведения работ, но и их расценки (от 18 до 25 у.е. за 1 кв.м.)

Уход за паркетными полами. В зависимости от степени износа паркета можно делать как полную циклевку, так и частичную реставрацию, при которой обрабатываются только сильно изношенные места и наносится защитный воск. Стоимость частичной реставрации составляет от 1,8 до 3 у.е. за 1 кв.м.

Химическая чистка ковровых покрытий. Уход за ковровыми покрытиями в офисных помещениях, а также удаление пятен предполагает ежедневную обработку пылесосом. Такая работа может проводиться в рамках контракта на ежедневную комплексную уборку. Однако глубокая влажная химчистка ковров, как уже говорилось, должна производиться не реже двух раз в год. Времени это занимает немного (помещение 50 кв.м с ковровым покрытием средней загрязненности обычно обрабатывается за 2 часа), а стоимость начинается от 0,8 у.е. за 1 кв.м.

Химическая чистка мягкой мебели. Такого рода чистка достаточно долгая и кропотливая, потому что, как правило, характер пятен органический и содержит трудно выводимый танин, который лучше всего выводить сразу после образования. Выведение пятен осуществляется как вручную, так и при помощи специальных машин (экстракторов и парогенераторов). Цена данной услуги составляет в среднем от 3,5 до 5 у.е. за 1 кв. м. (К примеру, один стул - около 0,25 - 0,3 кв.м)

Мойка окон. В зависимости от загрязнения местности окна следует мыть раз в 3-6 месяцев. Однако если окна офиса выходят на Садовое кольцо, то их необходимо мыть раз в 1-4 недели. На стекло наносится моющий раствор при помощи распылителя, губки или шубки, после чего стекло моется губкой или шубкой. Цены на данный вид работ колеблются от 0,4 до 1,5 у.е. за 1 кв.м одной стороны и зависят от сложности работ (простые окна, эркеры) и погодных условий (дождливая погода, заморозки, а для высотных работ сильный боковой ветер отрицательно сказываются на производительности труда).

Санитарно-эпидемиологические услуги. К санитарно-эпидемиологическим услугам относятся дезинсекция (уничтожение насекомых: тараканов, блох, клопов, мух, муравьев) и дератизация (уничтожение грызунов: крыс, мышей). Дезинсекция и дератизация проводятся только в выходные и праздничные дни, потому как вещества для устранения насекомых и грызунов оказывают вред на здоровье человека. Не все клининговые компании оказывают данную услугу, поэтому секретарю нужно заранее узнавать о возможности проведения таких работ, чтобы в последний момент не искать предложения других компаний в этой области.

Клининговые услуги являются неотъемлемой частью в работе офиса, поэтому в компании необходимо четко определить, на чьей ответственности лежит обеспечение чистоты в офисе.
А вот другие средства поддержания чистоты в офисе вовсе не являются обязательным атрибутом его работы, но служат скорее аксессуаром. Это ароматические препараты. По различным оценкам сегодня существует порядка 500 тысяч искусственных ароматических веществ и 1500 натуральных эфирных масел – вот какой широкий выбор ароматов предоставлен хозяйке офиса с тем, чтобы сделать атмосферу в нем привлекательной и комфортной. Доктор Алан Хирш, руководящий чикагским фондом "Запах и вкус" и занимающийся проблемой манипулирования сознанием при помощи запахов, советует людям, работающим на компьютере, принюхаться к ландышу и мяте. А запах лимона, по его мнению, повышает производительность секретарей-машинисток на 54 процента. Кстати, менеджеры дорогих магазинов уже давно стали прибегать к созданию приятной атмосферы с помощью запахов, распространяя их специальными ароматизаторами, подключенными к электрической сети. Секретарю, конечно, не обязательно приносить в офис запахи апельсина и корицы, чтобы пахло как в дорогих бутиках, однако легкие ароматы в залах для совещаний, приемной и даже на производстве не будут лишними. Кстати, они могут сыграть немаловажную роль для привлечения клиентов, если разместить ароматические приспособления в приемной или в переговорных комнатах, где заключаются сделки.

В последнее время стали пользоваться популярностью ароматы на основе натуральных эфирных масел, которые по некоторым исследованиям влияют на наши эмоции и настроение, проникая в эмоциональный центр мозга. По словам Надежды Кононович, менеджера компании «СТС-Австрия», распространяющей французские ароматы для офиса, ароматическую продукцию заказывают в основном в капсулах и спреях. Есть еще так называемые диффузоры, которые являются ароматизаторами пассивного типа и просто устанавливаются на рабочем столе.

Секретарь может приобрести ряд подобных ароматических приспособлений и хранить их запасы в офисе вместе с канцелярскими принадлежностями.
Вся сложность соблюдения чистоты заключается в том, что результат работы совершенно незаметный, тогда как его отсутствие сразу же бросается в глаза. Однако все вышеперечисленные возможности поддержания гигиены в офисе помогут повысить эффективность работы компании и позволят ориентироваться на потребителя.

[1] Федеральный закон от 17 июля 1999 г. № 181-Ф3 «Об основах охраны труда в Российской Федерации».
[2] Там же.
[3] Приложение к постановлению Минтруда РФ от 8 февраля 2000 г. № 14, Рекомендации по организации работы службы охраны труда в организации, Часть III.
[4] Рекомендация Международной организации труда от 8 июля 1964 г. № 120 о гигиене в торговле и учреждениях.

журнал «Взгляд на профессию Секретарь.RU», № 6 (16) 2004 г., www.sekretary.ru